பணத்தை திருப்பித் தரும் கடிதத்தை எழுதுவது எப்படி

எந்தவொரு சிறு வணிக உரிமையாளரும் மகிழ்ச்சியற்ற வாடிக்கையாளரைக் கொண்டிருக்க விரும்பவில்லை, ஆனால் வாடிக்கையாளருக்கு ஆதரவாக சிக்கல்களைத் தீர்ப்பது எப்போதும் சாத்தியமில்லை. ஒரு வாடிக்கையாளர் உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவைக்காக செலவழித்த பணத்தைத் திரும்பப்பெறுமாறு கோரினால், கிடைக்கக்கூடிய எல்லா தகவல்களையும் நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்து சூழ்நிலைகள் பணத்தைத் திரும்பப்பெற வேண்டுமா என்பதை தீர்மானிக்க வேண்டும். பணத்தைத் திரும்பப் பெற வேண்டாம் என்று நீங்கள் முடிவு செய்தால், வாடிக்கையாளருக்கு பணிவான ஆனால் உறுதியான மறுப்பு கடிதத்தை அனுப்புவதன் மூலம் உடனடியாகத் தெரியப்படுத்துங்கள், பணத்தைத் திரும்பப்பெறுவதற்கான கோரிக்கையை நிராகரிப்பதற்கான உங்கள் காரணங்களை சுருக்கமாக விளக்குங்கள்.

தொழில்முறை நிலையான மற்றும் வணக்கத்தைப் பயன்படுத்தவும்

உங்கள் கடிதத்தை எழுதும் போது நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட்டைப் பயன்படுத்தவும், நிலையான வணிக கடித வடிவமைப்பைப் பின்பற்றவும். எடுத்துக்காட்டாக, வாடிக்கையாளரின் தேதி மற்றும் முழு பெயர் மற்றும் முகவரி மற்றும் ஒரு சுருக்கமான பொருள் வரியையும் சேர்க்கவும் - "பொருள்: மே 10 ஆம் தேதி உங்கள் பணத்தைத் திரும்பப்பெறும் கோரிக்கை". தொனியை அமைக்க "அன்புள்ள திருமதி ஸ்மித்:" போன்ற முறையான வணக்கத்துடன் திறக்கவும்.

உறுதியான, மரியாதையான தொனியில் எழுதுங்கள்

உறுதியான ஆனால் மரியாதையான மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள். உங்கள் முதல் சில வாக்கியங்களில், பணத்தைத் திரும்பப்பெறும் கோரிக்கையை ஒப்புக் கொண்டு, சூழ்நிலைகளை ஆராய்ந்து உங்கள் முடிவுக்கு வர நீங்கள் எடுத்த நடவடிக்கைகளை சுருக்கமாக விளக்குங்கள். "உங்கள் கோரிக்கையைச் சுற்றியுள்ள சூழ்நிலையை நான் தனிப்பட்ட முறையில் கவனித்தேன்" அல்லது "உங்கள் ஒப்பந்தத்தின் விதிமுறைகளை நாங்கள் மதிப்பாய்வு செய்த பிறகு எங்கள் மேலாளருடன் பேசினேன்" போன்ற சொற்றொடர்களுடன் உங்கள் வழக்கை பலப்படுத்துங்கள்.

மன்னிப்பு நிலைப்பாட்டை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்

கண்ணியமான வருத்தத்தை வெளிப்படுத்துங்கள், ஆனால் நீங்கள் கோரிக்கையை மறுக்கிறீர்கள் என்பதை தெளிவாகக் கூறி, உங்கள் முக்கிய பத்தியில் காரணத்தை வழங்குங்கள். உங்கள் முடிவை முடிந்தவரை நியாயப்படுத்த ஒரு குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தின் கொள்கையை மேற்கோள் காட்டுங்கள்.

உதாரணமாக

சமீபத்தில் வாங்கிய கடிகாரத்திற்கு ஒரு வாடிக்கையாளர் பணத்தைத் திரும்பக் கோரினால், உங்கள் கடிதம் பின்வருமாறு:

"மன்னிக்கவும், உங்கள் புதிய கடிகாரத்தில் நீங்கள் மகிழ்ச்சியடையவில்லை, ஆனால் பணத்தைத் திரும்பப் பெற வேண்டாம் என்று நாங்கள் முடிவு செய்துள்ளோம். உற்பத்தியாளரின் கொள்கை கடிகாரம் நீர்ப்புகா அல்ல என்றும் நீருக்கடியில் அணியக்கூடாது என்றும் தெளிவாகக் கூறுகிறது. நீச்சலடிக்கும்போது நீங்கள் கடிகாரத்தை அணிந்திருப்பதைக் குறித்தீர்கள், இது உத்தரவாதத்தை செல்லாது. "

பிற சந்தர்ப்பங்களில், நிறுவனத்தின் உத்தரவாதமான பணத்தைத் திரும்பப்பெறும் காலம் காலாவதியானது என்பதை சுட்டிக்காட்டுவதன் மூலமாகவோ அல்லது "நிபந்தனைப்படி - பணத்தைத் திரும்பப்பெறவோ அல்லது வருமானமாகவோ இல்லை" என்று கூறி ஒரு ஒப்பந்தத்தின் கீழ் உருப்படி விற்கப்பட்டது என்பதை வாடிக்கையாளருக்கு நினைவூட்டுவதன் மூலம் உங்கள் முடிவை விளக்கலாம்.

நீங்கள் வாடிக்கையாளரை மதிக்கிறீர்கள் என்பதை வலுப்படுத்துங்கள்

வாடிக்கையாளரின் ஆதரவை நீங்கள் பாராட்டுகிறீர்கள் என்று உங்கள் இறுதி பத்தியில் ஒரு சுருக்கமான அறிக்கையைச் சேர்க்கவும். நீண்ட கால அல்லது மதிப்புமிக்க வாடிக்கையாளரை அந்நியப்படுத்துவது குறித்து நீங்கள் அஞ்சினால், பணத்தைத் திரும்பப் பெறுவதற்குப் பதிலாக குறைந்த மதிப்புள்ள ஒன்றை வழங்குவதைக் கவனியுங்கள்.

உதாரணமாக

போன்ற ஒரு சொற்றொடரைக் கவனியுங்கள்:

"இந்த நேரத்தில் பணத்தைத் திரும்பப்பெற எங்களால் முடியவில்லை என்றாலும், நாங்கள் உங்கள் வணிகத்தை மதிக்கிறோம், மேலும் உங்கள் அடுத்த வாங்கியதில் 15 சதவீத தள்ளுபடியை உங்களுக்கு வழங்க விரும்புகிறோம்."

எதிர்கால வாங்குதலில் பயன்படுத்தக்கூடிய கடன் வழங்குவதே மற்றொரு விருப்பமாகும். இந்த ஆறுதல் பணத்தைத் திரும்பப்பெறுவதற்கான அடியை மென்மையாக்கக்கூடும். உங்கள் கையால் எழுதப்பட்ட கையொப்பம் உட்பட உங்கள் முறையான வணிக கையொப்பத் தொகுதியுடன் கடிதத்தை மூடு.

அனுப்புவதற்கு முன் சரிபார்த்தல் கடிதம்

உங்கள் கடிதத்தை கவனமாக சரிபார்க்கவும். எந்த அச்சுக்கலை அல்லது இலக்கண தவறுகளையும் சரிசெய்து, சுத்தமான நகலை அச்சிட்டு மீண்டும் கையொப்பமிடவும். குறிப்பாக மதிப்புமிக்க வாடிக்கையாளருக்கு, அல்லது கணிசமான பணத்தைத் திரும்பப்பெறும் கோரிக்கையின் போது, ​​உங்கள் கடிதத்தை அனுப்புவதற்கு முன்பு மற்றொரு உரிமையாளர் அல்லது மூத்த மேலாளர் அதை மறுபரிசீலனை செய்யுங்கள்.