வணிக குறிப்புகள் என்பது நிறுவனத்தைப் பற்றிய தகவல்களை தெரிவிக்க ஊழியர்களுக்கு அனுப்பப்படும் உள் ஆவணங்கள், அதே சமயம் வணிகக் கடிதங்கள் வெளிப்புற அறிக்கைகள், அவை பெரும்பாலும் விற்பனை நடவடிக்கைகள் அல்லது வாடிக்கையாளர் தேவைகள் அல்லது விற்பனையாளர் அல்லது அரசு நிறுவனத்திடம் வினவுவது தொடர்பானவை. வடிவமைத்தல் ஒவ்வொன்றிற்கும் வேறுபட்டது, மேலும் ஒவ்வொன்றையும் எவ்வாறு சரியாக உருவாக்குவது என்பதைக் கற்றுக்கொள்வது உங்கள் செய்தியை மிகவும் திறம்பட தொடர்புகொள்ள உதவும்.
ஊழியர்களுக்கான வணிக குறிப்புகள்
“மெமோ” என்பது மெமோராண்டமுக்கு குறுகியது, இது ஒரு நினைவூட்டல் அல்லது ஒரு முக்கியமான பொருளின் அறிவிப்பைக் குறிக்கிறது. ஒரு சந்திப்பு அல்லது புதிய கொள்கையைப் பற்றி ஊழியர்களுக்கு அறிவிக்க மெமோக்கள் பெரும்பாலும் அனுப்பப்படுகின்றன, இது வாய்வழிப் பரவலைக் காட்டிலும் உத்தரவாதமளிக்க போதுமானதாக நிறுவனம் கருதுகிறது. மெமோக்கள் பெரும்பாலும் முறைசாராவை, கட்டமைப்பு, வடிவமைத்தல், இலக்கணம் மற்றும் அச்சிடப்பட்ட மெமோக்களின் விஷயத்தில், காகிதத் தரம் ஆகியவற்றில் குறைந்த கவனம் செலுத்துகின்றன.
வணிக கடிதங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே அனுப்பப்பட்டன
கடிதங்கள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ளவர்களுக்கு அனுப்பப்படும் முறையான ஆவணங்கள். அரசாங்க நிறுவனத்திடமிருந்து தகவல் அல்லது தெளிவுபடுத்தலுக்கான கோரிக்கைகளை அவை சேர்க்கலாம்; வாடிக்கையாளர் புகார்கள் அல்லது கேள்விகளுக்கான பதில்கள்; அல்லது விற்பனையாளர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது ஊடகங்களுக்கு பிட்சுகள் அல்லது திட்டங்கள். கடிதங்கள் வழக்கமாக நகல் காகிதத்தை விட உயர்தர தாளில் எழுதப்படுகின்றன, மேலும் சிறிய தவறை கூட தவிர்க்க கவனமாக சரிபார்த்தல் செய்யப்படுகின்றன.
குறிப்புகள் மற்றும் கடிதங்களில் பயன்படுத்தப்படும் தலைப்புகள்
ஒரு மெமோ நிறுவனத்தின் நிலையானதாக இருக்க தேவையில்லை அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயர், லோகோ, முகவரி அல்லது பொதுவாக லெட்டர்ஹெட்டில் காணப்படும் பிற பொருட்களை சேர்க்க தேவையில்லை. ஒரு மெமோவில் பெரும்பாலும் காகிதத்தின் மேல், இடது புறத்தில் ஒரு தலைப்பு உள்ளது, அதில் குறிப்பை யார் அனுப்புகிறார்கள், யார் பெறுகிறார்கள், மெமோ உள்ளடக்கிய தலைப்பு மற்றும் தேதி ஆகியவற்றைக் குறிக்கும் நான்கு வரிகள் உள்ளன.
ஒரு கடிதம் வழக்கமாக வணிக நிலையத்தில் பக்கத்தின் இடது புறத்தில் லெட்டர்ஹெட்டின் கீழ் தோன்றும் தேதியுடன் எழுதப்படும். ஒரு வெற்று வரி பெறுநரின் தேதி மற்றும் முகவரியைப் பிரிக்கிறது, இதில் பெறுநரின் பெயர், தலைப்பு மற்றும் முகவரி ஆகியவை அடங்கும். மற்றொரு வெற்று வரிக்குப் பிறகு, "அன்புள்ள திரு. ஸ்மித்" போன்ற ஒரு வணக்கம் தோன்றும்.
கடிதங்கள் மற்றும் மெமோக்களில் பயன்படுத்தப்படும் உள்ளடக்கம்
முதல் வாக்கியத்தில் அறிக்கையின் நோக்கத்தை ஒரு மெமோ குறிப்பிடுகிறது, அதன்பிறகு யார், என்ன, எங்கே, ஏன், எப்போது, எப்படி உள்ளடக்கங்களை சுருக்கமாக உரையாற்றும் தகவல்கள். ஒரு மெமோவில் சிறிய ஆதரவு அல்லது விவரம் காணப்படுகிறது, இது பெரும்பாலும் ஒரு கூட்டத்திற்கு முன்னதாக அல்லது சுருக்கமான அறிவிப்பை வெளியிடுகிறது. ஒரு நிறுவனம் அறிவிக்க விரிவான அல்லது சிக்கலான செய்திகளைக் கொண்டிருந்தால், அது ஒரு மாநாட்டை நடத்துகிறது அல்லது நீண்ட அறிக்கையை வழங்கும். மெமோவைப் பெறுபவர்கள் கூடுதல் தகவல் தேவைப்பட்டால் மெமோ அனுப்புநரை அல்லது மேற்பார்வையாளரைத் தொடர்பு கொள்ளலாம்.
ஒரு கடிதம் எழுதுவதற்கான காரணத்துடன் தொடங்கி பின்னர் காரணத்தை விளக்குகிறது. ஒரு கடிதம் வழக்கமாக ஒரு குறிப்பை விட அதிக விவரம், ஆதரவு மற்றும் நியாயத்தை வழங்குகிறது, ஏனெனில் கடிதம் எழுதுபவர் பெரும்பாலும் ஒரு விற்பனையை செய்ய வேண்டும் அல்லது ஒரு கேள்விக்கு பதிலளிக்க வேண்டும்.
மெமோ அல்லது கடிதத்தை மூடுவது
ஒரு மெமோ உள்ளடக்கங்களை சுருக்கமாகவோ அல்லது மறுபரிசீலனை செய்யவோ இல்லை, பெரும்பாலும் நடவடிக்கைக்கான அழைப்போடு முடிவடைகிறது, அதாவது வரவிருக்கும் கூட்டத்தின் தேதியை தனது காலெண்டரில் வைக்குமாறு வாசகரிடம் கேட்பது அல்லது மெமோவில் பரிந்துரைக்கப்பட்ட செயலைத் தொடர வேண்டும். ஒரு கடிதம் பெரும்பாலும் ஒரு முடிவோடு முடிவடைகிறது, நன்றி அளிக்கிறது, வாசகரை எழுத்தாளரைத் தொடர்பு கொள்ளும்படி கேட்கிறது, மேலும் அனுப்புநரின் பெயர் மற்றும் தலைப்பு ஆகியவை அடங்கும். பல கடிதங்களில் ஒரு பி.எஸ்., அல்லது போஸ்ட்ஸ்கிரிப்ட் உள்ளது, இது ஒரு உண்மை அல்லது தகவல் தனித்து நிற்க உதவுகிறது.
