ஒரு நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகள் கையேட்டை எவ்வாறு எழுதுவது?

ஒரு வணிக அல்லது அமைப்பு புதிய ஊழியர்களுக்கு நன்கு எழுதப்பட்ட நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகளை (SOP) பயன்படுத்துவதன் மூலம் மிகவும் திறம்பட பயிற்சி அளிக்க உதவும். பயிற்சிக்கு அப்பால், ஒரு SOP கையேடு தற்போதுள்ள குழு உறுப்பினர்களுக்கு குறைவாக அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் நடைமுறைகளுக்கு ஒரு ஆதாரத்தை அளிக்கிறது, சரியான நெறிமுறையுடன் நடைமுறைகள் செய்யப்படுவதை உறுதிசெய்கிறது, தரக் கட்டுப்பாட்டைப் பராமரிக்கிறது. ஒரு நிலையான இயக்க நடைமுறைகள் கையேட்டை எழுதுவதற்கு எந்தவொரு குறிப்பிட்ட செயலிலும் ஈடுபடும் படிகளைப் பற்றிய தெளிவான புரிதல் தேவை.

முக்கிய செயல்முறைகளை வரையறுக்கவும்

உங்கள் நிறுவனத்திடம் உள்ள அனைத்து முக்கிய செயல்முறைகளையும் பாருங்கள். SOP கையேட்டில் எந்த செயல்முறைகள் கோடிட்டுக் காட்டப்படும் மற்றும் வரையறுக்கப்படும் என்பதை வரையறுக்கத் தொடங்குங்கள். ஒவ்வொரு கடைசி செயல்முறையையும் நீங்கள் வரைபடமாக்காமல் இருக்கும்போது, ​​மிக அடிப்படையான மற்றும் முக்கியமானவற்றை நிறுவுவது முக்கியம்.

எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு குறிப்பிட்ட கையொப்ப டிஷ் எவ்வாறு தயாரிக்கப்படுகிறது என்பதற்கான முக்கிய செயல்முறைகளை ஒரு உணவகம் வரையறுக்கலாம். உணவகத்தை சுத்தம் செய்வதற்கான செயல்முறை எவ்வளவு முக்கியமானது. உங்கள் முக்கிய செயல்முறைகளின் பட்டியலை உருவாக்கவும், இதன் மூலம் ஒவ்வொன்றையும் SOP கையேட்டில் வரைபடமாக்கிய பின் ஒருங்கிணைக்க முடியும்.

ஒவ்வொரு செயல்முறையையும் வரைபடம்

ஒவ்வொரு செயல்முறையும் செயல்முறையை முடிக்க தேவையான படிகளால் வரையறுக்கப்படுகிறது. ஒரு படியைக் காணவில்லை என்பது இழந்த அல்லது தாமதமான ஆர்டர் அல்லது குறைபாடுள்ள இறுதி தயாரிப்பு என்று பொருள். விவரணையாக்கம் பணிப்பாய்வு வெளியே எடுக்கிறது.

எடுத்துக்காட்டாக, இணைய விசாரணையின் விற்பனை செயல்முறைக்கு நீங்கள் ஒரு SOP ஐ உருவாக்குகிறீர்கள் என்று கூறுங்கள். முதலில், தகவல்களைக் கோரிய பின் முன்னணி எவ்வாறு தொடர்பு கொள்ளப்படுகிறது என்பதை வரைபடம்: தொலைபேசி அழைப்பு, மின்னஞ்சல் அல்லது உரை. ஒவ்வொரு தொடர்புக்கும் குறிப்பிட்ட ஸ்கிரிப்டுகளுடன், ஆரம்பத்தில் எதிர்பார்ப்பை அடைய முடியாவிட்டால், உங்கள் விற்பனைக் குழு எத்தனை முறை பின்தொடர்வுகளை நடத்துகிறது என்பதை வரைபடம்.

எதிர்பார்ப்பு எட்டப்படும்போது வேறுபட்ட ஸ்கிரிப்டை வரைபடமாக்குங்கள், அதேபோல் உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவையை வாங்குகிறீர்களா அல்லது நிறுத்தி வைக்க முடிவு செய்கிறாரா என்பதைப் பொறுத்து பின்தொடர்தல்களின் தொகுப்பு. வரைபடமாக்கப்பட்டதும், செயல்முறையை எளிய படிகளில் எழுதுங்கள்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்கள் மற்றும் படிவங்களை உருவாக்கவும்

எந்தவொரு செயல்முறைக்கும், குழு உறுப்பினர்கள் ஒரு படிவம் அல்லது சரிபார்ப்பு பட்டியலைப் பின்பற்றுவது எளிது. வரைபட செயல்முறையின் அடிப்படையில் ஒரு விரிவான வார்ப்புருவை உருவாக்கவும். கிளையன்ட் உட்கொள்ளலில் நீங்கள் குறிப்பிட்ட தகவல்களை சேகரிக்க வேண்டுமானால், வார்ப்புருவில் தேவையான அனைத்து தகவல்களும் சுருக்கமாக உள்ளன என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

குழு உறுப்பினர்கள் SOP இல் உள்ள எல்லாவற்றையும் நினைவில் வைத்திருக்கிறார்கள் என்று கருத வேண்டாம், குறிப்பாக ஒரு வாடிக்கையாளர் அவர்களுக்கு முன்னால் அமர்ந்திருக்கும்போது. உங்கள் செயல்முறை வரைபடம் மற்றும் படிகளுக்கு ஒரு சேர்க்கையாக சரிபார்ப்பு பட்டியல்களையும் படிவங்களையும் ஒருங்கிணைக்கவும்.

முழு SOP கையேட்டை உருவாக்கவும்

ஒவ்வொரு செயல்முறையையும் நீங்கள் வரைபடமாக்கி, அனைத்து துணை ஆவண வார்ப்புருக்களையும் உருவாக்கியதும், அவற்றை முழு SOP கையேட்டில் ஒருங்கிணைக்கவும். துறைகளின் அடிப்படையில் கையேட்டை ஒழுங்கமைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் SOP கையேட்டில் "விற்பனை," "செயல்பாடுகள்" மற்றும் விநியோகம் "பிரிவுகளைக் கொண்டிருக்கலாம்.ஒவ்வொரு பகுதியும் பின்னர் அந்தத் துறையின் முக்கிய செயல்முறைகளாக மேலும் பிரிக்கப்படும், பொதுவாக ஒவ்வொரு முக்கிய செயல்முறையும் ஒட்டுமொத்தமாக நடைபெறும் வரிசையில் பொருட்களின் விநியோகம்.

"விநியோகம்" பிரிவில், "ஆர்டரைப் பெறுதல்," "டெலிவரிக்கான பேக்கேஜிங்," "ஷிப்பிங்" மற்றும் "பின்தொடர்" உள்ளிட்ட பல முக்கிய செயல்முறைகளை நீங்கள் கொண்டிருக்கலாம்.

உள்ளடக்க அட்டவணையுடன் SOP கையேட்டை ஒழுங்கமைக்கவும், ஒவ்வொரு நடைமுறையையும் தைரியமான தலைப்பு தலைப்பில் தெளிவாக பட்டியலிடுங்கள். குழு உறுப்பினர்கள் தங்கள் துறைகளில் தொடர்புடைய SOP களைக் கண்டுபிடிக்க அவர்களுக்கு உதவுவதற்காக, கையேட்டை எளிதில் புரட்டுவதற்கான தாவல்களையும் நீங்கள் சேர்க்கலாம்.