உங்கள் ஊழியர்களுக்கு ஒரு மெமோவை எவ்வாறு உரையாற்றுவது

ஒரு மெமோ - 'மெமோராண்டம்' என்பதற்குச் சுருக்கமாக இருப்பது போல் தோன்றலாம் - இது அதிக சிந்தனையைத் தராமல் விரைவாக கோடு போடக்கூடிய ஒரு ஆவணம். மெமோக்கள் இயல்பாகவே சுருக்கமாக இருக்கும்போது (இரண்டு பக்கங்களுக்கு மேல் இல்லை), நீங்கள் படிக்கக்கூடியதாக இருக்க அந்த பக்கத்திலோ அல்லது இரண்டிலோ நிறைய பேக் செய்யலாம். மெமோ யாருக்கு உரையாற்றப்படுகிறது என்பதையும் இது சார்ந்துள்ளது; எழுத்தாளர் ஜனாதிபதிக்கு ஒரு குறிப்பில் அல்லது அவளுக்கு / அவரது குழுவினரை விட ஊழியர்களுக்கு ஒரு குறிப்பில் வேறுபட்ட கவனம் இருக்கலாம். நீங்கள் தகவலை தெரிவிக்கிறீர்களோ அல்லது பதில்களைக் கேட்கிறீர்களோ, நிரூபிக்கப்பட்ட வடிவமைப்பைப் பின்பற்றுவது உங்கள் பெறுநர்களுக்குத் தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் கொடுப்பதை உறுதி செய்யும்.

மெமோ யாருக்கு உரையாற்றப்படுகிறது என்பதைத் தொடங்குங்கள்

தலைப்பு ஒரு மெமோவில் முதலில் வருகிறது, மேலும் இது முக்கியமானது, ஏனெனில் இது மெமோ எதைப் பற்றியது, வேறு யார் பெறுகிறது என்பதைப் பெறுநர்களிடம் கூறுகிறது; வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், மெமோ யார் உரையாற்றுகிறார் - எழுத்தாளர் மெமோவை பொதுவாக ஊழியர்களுக்கு அனுப்புகிறாரா அல்லது அவளுக்கு / அவரது குழுவுக்கு அனுப்புகிறாரா, எடுத்துக்காட்டாக - அவர்கள் ஏன் அதைப் படிக்க வேண்டும். லெக்சிகோவின் கூற்றுப்படி, ஒரு மாதிரி தலைப்பு பின்வருமாறு:

  • TO: தனிநபரின் பெயர் மற்றும் தலைப்பு
  • சி.சி: மற்ற அனைத்து பெறுநர்களும்
  • FROM: உங்கள் பெயர் மற்றும் தலைப்பு
  • தேதி: சுருக்கங்கள் இல்லாத மாதம், நாள், ஆண்டு
  • தலைப்பு: மெமோவின் குறிப்பிட்ட தலைப்பு

மெர்மோக்கள் மிகவும் முறையான தகவல்தொடர்பு அல்ல என்றாலும், பெறுநர்களின் புனைப்பெயர்கள் நிறுவனமெங்கும் பயன்படுத்தப்பட்டாலும் கூட, அவர்களின் முழு பெயர்களால் நீங்கள் இன்னும் அழைக்க வேண்டும் என்று பர்டூ பல்கலைக்கழகத்தின் ஆன்லைன் எழுதும் ஆய்வகம் (OWL) வலியுறுத்துகிறது. எனவே எல்லோரும் "மீன்" அல்லது "சிவப்பு" என்று அழைக்கப்படும் ஊழியர்களை முகவரி வரிசையில் அவர்களின் உண்மையான பெயர்களால் உரையாற்ற வேண்டும்.

பொருள் வரியின் முக்கியத்துவத்தைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்

நிறுவனத்தின் தலைவர், தலைமை நிர்வாக அதிகாரி அல்லது ஒரு பணியாளரின் சொந்த மேலாளரிடமிருந்து ஒரு மெமோ அனைத்து பெறுநர்களால் முழுமையாகப் படிக்கப்படும் என்று நீங்கள் நம்புகிறீர்கள். ஆனால் பல மெமோ வாசகர்கள் இந்த மெமோ எதைப் பற்றி விரைவாகச் சொல்ல தானாகவே பொருள் வரியைப் பார்க்கிறார்கள். மெமோ அவர்களுக்கு எவ்வளவு முக்கியம் என்பதையும், அதையெல்லாம் அவர்கள் படிக்க வேண்டுமா என்பதையும் அவர்கள் அளவிட விரும்புகிறார்கள். பொருள் வரி வாசகர்களுக்கு அவர்கள் முன்பு என்ன செய்து கொண்டிருந்தது என்பதிலிருந்து அவர்களின் கவனத்தைத் திருப்புவதற்கான ஒரு குறிப்புக் குறிப்பையும் வழங்குகிறது.

பர்டூவின் OWL இன் படி, மெமோவின் உண்மையான உள்ளடக்கத்திற்கு பொருள் வரி மிகவும் குறிப்பிட்டதாக இருக்க வேண்டும். இது சுருக்கமாக இருக்க வேண்டும், ஆம், ஆனால் மெமோவில் உள்ளதை தெளிவாக சொல்லுங்கள். குறிப்பிடப்படாத-போதுமான பாட வரிகளின் எடுத்துக்காட்டுகளைப் படிப்பது மற்றும் அவை எவ்வாறு மேம்படுத்தப்பட்டன என்பது வேறுபாட்டைப் புரிந்துகொள்வதற்கும், அதிக வாசகர்களைப் பெற உங்கள் பாட வரிகளை மேம்படுத்துவதற்கும் உதவும்:

  1. தலைப்பு வரி: பாதுகாப்பு மாற்ற: அலுவலக திருட்டுக்கு எதிராக உங்கள் தனிப்பட்ட உடமைகளைப் பாதுகாக்கவும்.
  2. தலைப்பு வரி: அலுவலக சப்ளைஸ் மாற்றம்: அலுவலக பொருட்களை ஆர்டர் செய்வதற்கான புதிய முறை.
  3. தலைப்பு வரி: சமீபத்திய பட்டங்கள் மாறுகின்றன: சமீபத்திய பட்டதாரிகள் அடுத்த வாரம் சுற்றுப்பயண நிறுவனத்திற்கு.

உங்கள் முக்கிய புள்ளியை முதலில் கூறுங்கள்

மெமோக்கள் தகவல்தொடர்புக்கான நேரடியான வடிவங்கள், டீஸர்கள் முக்கிய புள்ளியை உருவாக்கும். பொருள் வரியைப் படித்த பிறகு, பெரும்பாலான வாசகர்கள் உடனடியாக மெமோவின் முக்கிய புள்ளியைக் காண முதல் வாக்கியத்திற்குச் செல்கிறார்கள், எனவே முக்கிய புள்ளியை ஆரம்பத்தில் வைக்கவும், முன்னுரிமை முதல் வரியில். ஜார்ஜ் மேசன் பல்கலைக்கழகத்தின் எழுத்து மைய இணையதளத்தில் வணிக குறிப்புகள் எழுதுவது பற்றிய ஒரு கட்டுரை மெமோ எழுத்தைப் பற்றிய மிக முக்கியமான விடயத்தை மெமோவை உங்கள் முக்கிய புள்ளியுடன் தொடங்குவதாக அறிவிக்கிறது. இது மெமோவில் உள்ளதை வாசகருக்கு உடனடியாகத் தெரியப்படுத்துகிறது.

உங்கள் பொருள் வரி "அலுவலக திருட்டுக்கு எதிராக உங்கள் தனிப்பட்ட உடமைகளைப் பாதுகாக்கவும்" எனில், உங்கள் மெமோவின் முதல் வரியாக இருக்கலாம், "சமீபத்தில் அலுவலகத்தில் தனிப்பட்ட பொருட்கள் திருடப்பட்டதாக பல தகவல்கள் வந்துள்ளன." இப்போது நீங்கள் அவர்களின் கவனத்தை ஈர்த்துள்ளீர்கள். பொருள் வரி ஒரு பரிந்துரை அல்ல; உங்கள் அலுவலகத்தில் உண்மையான திருட்டுகள் நடந்துள்ளன. "இந்த திருட்டுகளுக்கு யார் காரணம் என்பதை எங்களால் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை, எங்கள் அலுவலகங்களில் பார்வையாளர்களின் எண்ணிக்கை காரணமாக, இந்த சிக்கலை தீர்க்க சிறிது நேரம் ஆகலாம்" போன்ற தகவல்களை வெளிப்படுத்தும் கூடுதல் வாக்கியங்களைப் பின்பற்றுங்கள். எனவே, நாங்கள் அதைக் கேட்கிறோம் நீங்கள் தனிப்பட்ட பொருட்களை உங்கள் மேசையில் பூட்டலாம் அல்லது உங்கள் பகுதியை விட்டு வெளியேறும் எந்த நேரத்திலும் அவற்றை உங்களுடன் எடுத்துச் செல்லுங்கள். "

வாசகர்கள் கூடுதல் தகவல்களை விரும்பினால், அவர்கள் தொடர்ந்து உங்கள் துணை புள்ளிகளைப் படிப்பார்கள். ஆனால் உங்கள் மிக முக்கியமான தகவல்களை முன்னால் கொடுப்பதன் மூலம், மெமோ எதைப் பற்றியது என்பதை அதிக வாசகர்கள் அறிந்துகொள்வார்கள், அவர்கள் தொடர்ந்து படிக்காவிட்டாலும் கூட. உங்கள் ஊழியர்கள் தங்கள் வேலைகளைச் செய்வதில் மும்முரமாக உள்ளனர், மேலும் பகலில் நூற்றுக்கணக்கான மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் மெமோக்களைப் பெறலாம், அவை முழுமையாக படிக்க முடியாது. உங்கள் மெமோ என்னவென்று அவர்களுக்குத் தெரிந்தால், அவர்கள் சந்தித்த சந்திப்புகள், கிளையன்ட் தொலைபேசி அழைப்புகள் மற்றும் காலக்கெடுவுக்குப் பிறகு அவர்கள் திரும்பி வருவதை நினைவில் வைத்திருக்க வாய்ப்புள்ளது.

வாசகர்களை வழிநடத்த துணை தலைப்புகளைப் பயன்படுத்தவும்

ஜார்ஜ் மேசன் பல்கலைக்கழகத்தின் கூற்றுப்படி, சில வாசகர்கள் முக்கிய புள்ளிகளுக்காக மெமோக்கள் உள்ளிட்ட ஆவணங்களைத் தவிர்க்க விரும்புகிறார்கள். அதைச் செய்ய அவர்களுக்கு உதவ, மெமோ முழுவதும் தகவல் துணைத் தலைப்புகளைப் பயன்படுத்துங்கள், இதனால் அவர்கள் படித்தவை அனைத்தும் பொருள் வரி மற்றும் துணைத் தலைப்புகள் என்றால், அவர்கள் மெமோவின் சுருக்கத்தைப் புரிந்துகொண்டு வெளியே வருவார்கள். நீங்கள் பொருள் வரியைப் போலவே உங்கள் துணைத் தலைப்புகளும் வலுவாகவும் விளக்கமாகவும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். இது புத்திசாலி மற்றும் மர்மமான இடம் அல்ல.

அலுவலக திருட்டுகளில் உங்கள் மெமோவைத் தொடர்ந்து, நீங்கள் செய்ய விரும்பும் ஒவ்வொரு காப்புப் புள்ளிகளுக்கும் ஒரு துணைத் தலைப்பை எழுதலாம், மேலும் அவற்றை தைரியமாக முன்னிலைப்படுத்தலாம்:

  • கடந்த இரண்டு வாரங்களாக திருட்டுகள் நடந்துள்ளன
  • பிற விளக்கங்கள் நிராகரிக்கப்பட்டுள்ளன
  • நீங்கள் இப்போது எடுக்க வேண்டிய நடவடிக்கை

ஒவ்வொரு துணைத் தலைப்பிலும் அதன் கீழே ஒரு பத்தியில் விரிவாக்குங்கள். திருட்டுகளின் நேரத்தைப் பற்றிய முதல் துணை தலைப்புக்கு, திருட்டுகள் நிகழ்ந்த உண்மையான தேதிகள் அல்லது அவை அனைத்தும் வெள்ளிக்கிழமைகளில் நிகழ்ந்தவை போன்ற பொருத்தமான தகவல்களைக் கொடுங்கள். இரண்டாவது விஷயத்தின் கீழ், உருப்படிகள் வெறுமனே இழக்கப்படுவதற்கான சாத்தியக்கூறுகள் விவாதிக்கப்பட்டன, ஆனால் பல சம்பவங்கள் மிக நெருக்கமாக இருப்பதால் நிராகரிக்கப்பட்டன.

சுருக்கத்தைச் சேர்ப்பதைக் கவனியுங்கள்

உங்கள் மெமோவின் பெரும்பகுதியை எழுதிய பிறகு, அது முழு இரண்டு பக்கங்கள் நீளமாகவும், ஏராளமான தகவல்களைக் கொண்டதாகவும் இருந்தால், நீங்கள் ஒரு சுருக்கத்தைச் சேர்க்க விரும்பலாம் - சில நேரங்களில் நிர்வாகச் சுருக்கம் என்று அழைக்கப்படுகிறது - வாசகர்கள் அவர்களுக்குத் தேவையான தகவல்களைப் பெற ஸ்கேன் செய்யலாம். இந்த விருப்பச் சுருக்கம் மெமோவின் தொடக்கத்தில் செல்கிறது, எனவே நீங்கள் உண்மையில் வாசகர்களுக்கு மெமோ உள்ளடக்கியவற்றின் முன்னோட்டத்தை அளிக்கிறீர்கள், இது ஒரு சுருக்கமாக எழுதப்பட்டிருந்தாலும், பர்டூ OWL இன் படி.

உங்கள் மெமோவின் முக்கிய புள்ளியுடன் தொடங்கவும், அதைத் தொடர்ந்து உங்கள் முக்கிய யோசனையை ஆதரிக்கும் புள்ளிகள் மெமோவில் புள்ளிகள் மூடப்பட்டிருக்கும். வாசகர்கள் என்ன நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள் என்பதை தெளிவாகக் கூறுங்கள். சில வாசகர்கள் சுருக்கங்களுடன் மெமோக்களை விரும்புகிறார்கள், ஏனென்றால் அவர்கள் தலைப்பு மற்றும் பொருள் வரிகளையும், பின்னர் சுருக்கத்தையும் படிக்க முடியும், மேலும் இரண்டு பக்கங்களையும் படிக்காமல் மெமோவில் என்ன இருக்கிறது என்பதைத் தெரிந்து கொள்ளலாம். உங்கள் மெமோ ஒரு பக்கம் அல்லது அதற்கும் குறைவாக இருந்தால், நீங்கள் ஒரு சுருக்கத்தை சேர்க்க தேவையில்லை.

திறந்து, மூடி, வடிவமைக்கவும்

நிர்வாக எழுதும் பயிற்சியாளரும், அறிவுறுத்தல் தீர்வுகளின் நிறுவனருமான மேரி கல்லன், மெமோக்கள் உள் ஆவணங்கள் என்றும், வணிக கடிதங்கள் வெளிப்புறம் என்றும் மின்னஞ்சல்கள் இருக்கலாம் என்றும் சுட்டிக்காட்டுகிறார். இருப்பினும், சில நேரங்களில், நீங்கள் ஒரு திட்டத்தில் ஒரு வாடிக்கையாளருடன் நெருக்கமாக பணியாற்றி வந்தால், அவர்களுடன் தொடர்புகொள்வதில் மெமோக்கள் பயன்படுத்தப்படலாம். மெமோக்கள் ஒரு வாழ்த்துடன் தொடங்குவதில்லை, அல்லது அவை இறுதி கையொப்பத்துடன் முடிவதில்லை.

மெமோக்கள் வணிக ஆவணங்கள் என்பதால், பத்திகள் வணிக வடிவமைப்பைப் பின்பற்ற வேண்டும் மற்றும் இடது-நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும், அவை கல்வி எழுத்தில் இருப்பதால் உள்தள்ளப்படவில்லை என்று பர்டூ OWL விளக்குகிறது. கோடுகள் இடையே இரட்டை இடைவெளிகளுடன் கோடுகள் ஒற்றை இடைவெளியாக இருக்க வேண்டும். நிறைவுக்காக, கல்லன் மெமோவை ஒரு வலுவான அழைப்போடு முடிக்க அறிவுறுத்துகிறார். அடுத்ததாக நீங்கள் என்ன செய்ய விரும்புகிறீர்கள் என்று வாசகர்களிடம் சொல்லுங்கள், அது ஒரு நடைமுறையைச் செயல்படுத்தும் முறையை மாற்றுவதா, மெமோவின் தலைப்பைப் பற்றி கருத்துத் தெரிவிக்கிறதா அல்லது அவர்களுக்குத் தேவையான போதெல்லாம் தகவல்களை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.

அண்மைய இடுகைகள்

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found