ஆவணக் கட்டுப்பாட்டுக்கான நடைமுறைகள் நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளில் உள்ள ஊழியர்கள் தங்கள் பணிகளைச் செய்ய சரியான ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துவதை உறுதி செய்கின்றன. நடைமுறைகள் தர உறுதிப்படுத்தல் செயல்முறையின் முக்கிய அங்கமாகும். ஆவணமாக்கலுக்குப் பொறுப்பான ஊழியர்கள் காலாவதியான ஆவணங்களை சமீபத்திய பதிப்புகளுடன் மாற்றுவதை உறுதிசெய்ய ஆவணத் தயாரிப்பு மற்றும் கையாளுதலை அவை கண்காணிக்கின்றன. இத்தகைய நடைமுறைகளில் ஆவணங்களை உருவாக்கிய, மாற்றியமைத்த மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர்களின் பதிவுகள் அடங்கும், இதனால் தவறுகளைத் தவிர்ப்பது மற்றும் அதன் தயாரிப்புகள் மற்றும் சேவைகளின் தரத்தை எவ்வாறு மேம்படுத்துவது என்பதை நிறுவனம் தீர்மானிக்க முடியும்.
உருவாக்கம்
ஆவணக் கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகள் குறிப்பிட்ட ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கு யார் பொறுப்பு என்பதையும் ஆவணத்தை உருவாக்கியவர் அதை எவ்வாறு அடையாளம் காண வேண்டும் என்பதையும் குறிப்பிடுகிறது. ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவத்தில் ஆவணத்திற்கு ஒரு பெயரைக் கொடுப்பதோடு மட்டுமல்லாமல், பொறுப்பான பணியாளர் தன்னைத் தோற்றுவித்தவர் என அடையாளம் காண ஆவணத்தில் கையெழுத்திட வேண்டும். ஆவணத்தில் கையொப்பமிடுவது பணியாளர் பணியை முழுமையானதாகக் கருதுகிறது என்பதைக் குறிக்கிறது, மேலும் அவர் பணியை முடித்ததைக் காட்டும் தேதியையும் சேர்க்க வேண்டும்.
விமர்சனம்
நிறுவனங்கள் தங்கள் ஆவணங்களை துல்லியத்திற்காக, குறிப்பாக தொழில்நுட்ப வரைபடங்கள் மற்றும் விவரக்குறிப்புகளுக்காக மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும் என்று தர உத்தரவாதக் கொள்கைகள் தேவை. ஆவணக் கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகள் எந்த ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும், யாரால், எப்படி அத்தகைய மதிப்பீட்டை பதிவு செய்வது என்பதை விவரிக்கிறது. பொதுவாக ஒரு மறுஆய்வு செயல்முறை ஒரு மதிப்பாய்வாளருக்கு என்ன தகுதிகள் இருக்க வேண்டும் என்பதையும், ஆவணத்தில் தேவையான எந்த மாற்றங்களையும் மதிப்பாய்வாளர் எவ்வாறு செய்கிறார் என்பதையும் குறிப்பிடுகிறது. மாற்றங்களை எவ்வாறு பதிவு செய்வது மற்றும் ஒரு வெற்றிகரமான மதிப்பாய்வை அவர் முடித்துவிட்டார் என்பதைக் குறிக்க மதிப்பாய்வாளர் கையெழுத்திட வேண்டிய இடம் இது விவரிக்கிறது.
திருத்தம்
மதிப்பாய்வின் போது செய்யப்பட்ட மாற்றங்களைத் தவிர, ஆவணங்களில் தேவையான மாற்றங்கள் பெரும்பாலும் திட்டங்கள் அல்லது செயல்பாடுகளில் ஏற்படும் மாற்றங்களால் விளைகின்றன. ஆவணக் கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகள் யார் திருத்தங்களைத் தொடங்குகின்றன, அவற்றை யார் செயல்படுத்துகின்றன என்பதைக் குறிப்பிடுகின்றன. ஒரு திருத்தம் முடிந்ததும், திருத்தப்பட்ட ஆவணம் ஒரு பதவியைப் பெறுகிறது, இது ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியின்படி மிக சமீபத்திய திருத்தமாக அதை அடையாளம் காண ஊழியர்களை அனுமதிக்கிறது. பழைய ஆவணம் வழக்கற்றுப் போனது மற்றும் அது இனி இல்லை என்பதற்கான அடையாளத்தைப் பெறுகிறது.
மாற்று
ஆவணக் கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகளின் ஒரு முக்கிய பகுதி, ஆவணங்கள் பயன்பாட்டில் இருக்கும் இடங்களில் வழக்குகளின் மிகச் சமீபத்திய பதிப்புகள் வழக்கற்றுப் போன பதிப்புகளை மாற்றுவதை ஒரு நிறுவனம் எவ்வாறு உறுதி செய்கிறது என்பதை விவரிக்கிறது. ஆவணங்கள் புதுப்பிக்க யார் பொறுப்பு என்பதை நடைமுறைகள் குறிப்பிடுகின்றன, பெரும்பாலும் திருத்தங்களைத் தொடங்குபவர். மறுபுறம், நடைமுறைகள் வழக்கற்றுப்போன பொருளை அடையாளம் காண்பது மற்றும் மிக சமீபத்திய திருத்தங்களை எவ்வாறு சரிபார்க்க வேண்டும் என்பதற்கான ஆவணங்களை பயனர்களுக்கு அறிவுறுத்துகின்றன.
வெளி ஆவணங்கள்
வணிகங்கள் அடிக்கடி நிறுவனத்திற்கு வெளியில் இருந்து வரும் ஆவணங்களை பயன்படுத்த வேண்டும். அத்தகைய ஆவணங்கள் முதலில் வரும்போது உள் நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவதில்லை. நிறுவன அமைப்பில் அத்தகைய ஆவணங்களை ஒருங்கிணைப்பதற்கு யார் பொறுப்பு என்பதை ஆவண கட்டுப்பாட்டு நடைமுறைகள் குறிப்பிடுகின்றன. வெளிப்புற ஆவணங்களை எவ்வாறு அடையாளம் காண்பது, மறுஆய்வு அவசியமா, தேவைப்பட்டால் திருத்தங்களுடன் எவ்வாறு தொடரலாம் என்பதை அவை விவரிக்கின்றன. ஒருங்கிணைந்தவுடன், சம்பந்தப்பட்ட வெளிப்புற ஆவணங்கள் தேவைப்படும் இடங்களில் கிடைப்பதை பொறுப்பான ஊழியர்கள் உறுதி செய்கிறார்கள்.
