ஒரு கடிதத்தில் பல நபர்களை எவ்வாறு உரையாற்றுவது

டிஜிட்டல் தகவல்தொடர்பு வருகையுடன், வணிக கடிதங்கள் வியத்தகு முறையில் மாறிவிட்டன. ஒரு மின்னஞ்சலை அனுப்புவது விரைவாகவும் எளிதாகவும் இருப்பதால், பல பெறுநர்களுக்கு ஒரு கடிதத்தை எழுதும் போது மற்றும் உரையாற்றும் போது தரநிலைகள் இன்னும் உள்ளன என்பதை தொழில்முறை வணிகத் தலைவர்கள் அறிவார்கள். வாசகர்களுக்கு சிறந்த பதில்களைப் பெற நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சல் அல்லது நிலையான கடிதத்தை எழுதுகிறீர்களா என்பதை விதிகளைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்.

கடித வகைகள்

நவீன சகாப்தத்தில் வணிக தொடர்புகளை அனுப்ப இன்னும் பல வழிகள் இருப்பதாகத் தெரிகிறது. விரைவான குறிப்புகள் பெரும்பாலும் தனியார் மற்றும் உடனடி செய்தியிடல் சேவைகள் வழியாகவும் உரைச் செய்தி வழியாகவும் அனுப்பப்படுகின்றன. இருப்பினும், உங்கள் வணிகத்தின் சார்பாக உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களை நீங்கள் அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், ஒரு கடிதம் அல்லது மின்னஞ்சல் மிகவும் தொழில்முறை விருப்பமாகும். அனைத்து கடிதங்களும் உத்தியோகபூர்வ வணிக பதிவின் ஒரு பகுதியாகும், அதாவது எழுதப்பட்ட எதையும் அனுப்பும்போது உங்கள் தொனியையும் உள்ளடக்கத்தையும் கவனத்தில் கொள்ளுங்கள். இது எழுதப்பட்ட பதிவாகி, சட்டப்பூர்வமாக பிணைக்கப்படக்கூடியதாக மாறும்.

மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் முறைசாரா பெறும் பலரும் நிலையான கடிதங்களில் இன்னும் முறையான வணக்கங்களை தானாகவே பயன்படுத்துவார்கள். கட்சிகளை நீங்கள் எவ்வளவு நன்றாக அறிவீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து, "ஹாய்" அல்லது "ஏய்" என்று சொல்வது மிகவும் சாதாரணமாக இருக்கலாம். பார்வையாளர்கள் யார் என்பதில் எப்போதும் கவனம் செலுத்துங்கள், மேலும் அந்த பார்வையாளர்களை நீங்கள் சரியான முறையில் உரையாற்றுவதை உறுதிசெய்க.

பல பெறுநர்களுக்கு மின்னஞ்சல் மின்னஞ்சல்

முறைப்படி தேவைகளுடன் மின்னஞ்சல் மிகவும் மன்னிக்கும். முக்கிய பெறுநர்கள், கார்பன் பிரதிகள் (சிசி) மற்றும் குருட்டு கார்பன் பிரதிகள் (பிசிசி) ஆகியவற்றை உள்ளடக்கிய முகவரி பெட்டிகள் உங்களிடம் உள்ளன. ஒவ்வொரு பெறுநருக்கும் மின்னஞ்சல் முகவரியை பொருத்தமான பெட்டியில் உள்ளிடவும். கடிதத்தைப் பெற்று பதிலளிக்க வேண்டியவர்கள் முக்கிய பெறுநர்கள். நீங்கள் ஒரு மேலாளர் அல்லது கடிதத்தில் பெயரிடப்பட்ட மற்றொரு தரப்பினருக்கும் ஒரு நகலை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், அவர்கள் தகவல் நோக்கங்களுக்காக கடிதத்தைப் பெறுகிறார்கள், மேலும் அவை சிசி பெட்டியில் இருக்க வேண்டும்.

பி.சி.சி பெட்டி என்பது பெயர் பெறத் தேவையில்லாத பெறுநர்களுக்கானது, இதனால் எல்லோரும் தங்கள் ரசீது அல்லது பெரிய குழுவிற்கு கண்மூடித்தனமாக இருக்கிறார்கள், எல்லோரும் முழு குழுவிற்கும் பதிலளிப்பதை நீங்கள் விரும்பவில்லை. பெரிய குழு மின்னஞ்சல்களுக்கான தனியுரிமைக் கட்டுப்பாட்டாக இது செயல்படுகிறது.

மின்னஞ்சல் உடலில், வாழ்த்தைத் தொடர்ந்து இரண்டு அல்லது மூன்று பெறுநர்களின் பெயரை பட்டியலிடுங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, "அன்புள்ள ஜோ, ஜேன் மற்றும் டிம்," அல்லது "அன்புள்ள திரு. ஜான்சன், திருமதி. ஹோலிஸ் மற்றும் மிஸ்டர் பாக்ஸ்டர்." விரிவான பட்டியல்களுக்கு, வாழ்த்துக்கு முன் பெயர், நிறுவனம் மற்றும் தலைப்பை பட்டியலிடுங்கள். உதாரணத்திற்கு:

• ஜான் டில்லிஸ், தலைவர், ACME இன்க்

• டிப் டாப் விற்பனை நிறுவனத்தின் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி ஜேன் ஜோன்ஸ்

• பில்லி ஆலன், துணைத் தலைவர், மெட்டல் இன்க் அனுமதி

• நீல் பென்சன், துணைத் தலைவர், பீட்டர் பைபர் பெப்பர்ஸ் நிறுவனம்

முகவரிகள் பி.சி.சி.யில் இருந்தாலும் கடிதத்தில் யார் இருக்கிறார்கள் என்பதைக் காண இந்த பட்டியலை நீங்கள் தொடருவீர்கள். வாழ்த்து பின்னர் "அன்புள்ள குழு" அல்லது "அன்புள்ள ஐயாக்கள்" போன்ற குழுவிற்கு ஏதாவது இருக்கும். இது மின்னஞ்சலாக இருந்தாலும், ஒரு மின்னஞ்சலில் பலரை முடிந்தவரை தொழில்முறை ரீதியாக உரையாற்ற முயற்சிக்கவும்.

இரண்டு பேருக்கு ஒரு கடிதத்தை உரையாற்றுதல்

நிலையான அஞ்சல் சேனல்கள் வழியாக செல்லும் வணிக கடிதங்களில் வசதியான மின்னஞ்சல் முகவரி பெட்டிகள் இல்லை. வாழ்த்துக்கு முன், நீங்கள் விரும்பிய ஒவ்வொரு பெறுநருக்கும் ஒரு தொகுதியை உருவாக்குவீர்கள். இந்த பெயர் பெயர், தலைப்பு மற்றும் நிறுவனத்தின் தகவல்களை உறை மீது காணப்படுவது போன்ற கணிசமான பகுதிகளாக உடைக்கிறது. ஒவ்வொரு பெறுநரின் தொகுதியும் ஒரு வரியால் பிரிக்கப்படுகின்றன.

பெறுநரின் தொகுதிக்கு ஒரு எடுத்துக்காட்டு:

• ரொனால்ட் ஜோன்ஸ், செயல்பாட்டு இயக்குநர்

• செயல்பாட்டு வள தீர்வுகள், இன்க்
• 10101 மெயின் ஸ்ட்ரீட், சூட் 200
• பெஸ்ட் டவுன், எம்.ஏ 00111

ஒரு தொகுதி தொலைபேசி அல்லது தொலைநகல் சேர்க்கப்படலாம் அல்லது சேர்க்கக்கூடாது. உண்மையான வாழ்த்துக்கு வரும்போது, ​​நீங்கள் அனைத்து பெறுநர்களையும் பட்டியலிட்டவுடன், "அன்புள்ள பங்கேற்பாளர்கள்" அல்லது "அன்புள்ள திட்ட சகாக்கள்" போன்ற குழு வாழ்த்துக்களைப் பயன்படுத்தவும்.

கார்பன் பிரதிகள் மற்றும் குருட்டு நகல்கள்

நிலையான கடிதங்களைப் பொறுத்தவரை, ஒரு சி.சி அல்லது பி.சி.சி ஆக தகவல்களைப் பெறுபவர்கள், கடிதத்தின் முடிவில் உங்கள் கையொப்பத்தை நீங்கள் குறிப்பிட்ட பிறகு குறிப்பிடவும். உங்கள் உள்நுழைவு வணக்கத்திற்கு கீழே, கார்பன் நகல் பெறுநர்களின் பெயர்கள் ஏதேனும் இருந்தால் பட்டியலிடுங்கள். குருட்டு கார்பன் நகல் இருந்தால், பெயரிடப்படாத ஒருவர் நகலைப் பெறுகிறார் என்பதை நீங்கள் கவனிக்க வேண்டும். உங்கள் கையொப்பமிட்ட பிறகு மற்றும் சி.சி.க்குப் பிறகு, பி.சி.சி.